Kutoka machafuko hadi uwazi: jinsi tulivyompa Avril Beetails miundombinu ya kukua

Muhtasari

Avril Beetails, huduma bora ya kokteli na baa ya matukio inayosafiri jijini Lagos, ilijenga sifa yake kwa mdomo kwa mdomo — ikiendesha matukio manne kwa mwezi kupitia sanduku la WhatsApp la mmiliki na programu huru ya ankara. Tulipa biashara miundombinu ya uendeshaji ya kukua kwa ujasiri.

Changamoto

Avril Beetails ilikuwa ikipata mapato lakini haikujua kama tukio fulani lilikuwa na faida — viungo, ada za wakandarasi, usafiri na gharama za vikombe havikuwahi kukusanywa kwa kila agizo, hivyo tukio la Naira 200,000 lingeweza kugharimu 80,000 au 160,000 na mmiliki hakuweza kujua ni ipi.

Mchakato wa kuweka agizo ulipitia hatua tisa tofauti, kutoka ombi la kwanza hadi utekelezaji wa tukio, ukifuatiliwa kabisa katika kumbukumbu ya mmiliki na ujumbe wa WhatsApp binafsi. Karibu asilimia 80 ya maswali yalipotea kimya kimya bila mfumo wa kufuatilia.

Uvunjikaji wa vikombe ulifyonzwa kimya kimya katika faida ya tukio, bila njia ya kuuripoti au kurejesha gharama. Kamisheni za wapangaji wa matukio zilifichwa katika marekebisho ya ankara, hivyo takwimu za mapato hazikuonyesha ukweli kamwe.

Uratibu wa wafanyakazi ulikuwa dhaifu kwa muundo: watu wanne walipaswa kuwa mahali sahihi wakati sahihi kwa kila tukio, wakithibitishwa kwa mdomo tu kupitia WhatsApp. Kutokuja kuligunduliwa siku ya tukio, si siku tatu kabla wakati bado kulikuwa na muda wa kurekebisha.

Suluhu Yetu

Tulitekeleza OpsCloud BMS, jukwaa la usimamizi wa biashara la ERPNext la I-Varse Technologies, likishughulikia mzunguko mzima wa huduma za matukio kutoka ombi la kwanza hadi malipo ya mwisho. Kila tatizo la uendeshaji lilitatuliwa kwa moduli asilia za ERPNext — Ugawaji wa Zamu kwa wafanyakazi, Maombi ya Vifaa kwa ukaguzi wa hisa kabla ya tukio, na moduli ya Mshirika wa Mauzo kwa hesabu ya kiotomatiki ya kamisheni — bila kujenga DocType yoyote maalum.

Mtiririko wa hati sasa unaendeshwa kiotomatiki mwanzo hadi mwisho: ombi linaunda Mradi, Nukuu inatengenezwa na kutumwa kupitia WhatsApp, ukubalifu unaunda Agizo la Mauzo na ankara ya amana ya kiotomatiki, na Ingizo za Hisa na Uvunjikaji baada ya tukio zinaonyesha faida halisi ya kila tukio moja kwa moja kwenye rekodi ya Mradi.

Pamoja na OpsCloud BMS, tulitoa tovuti kamili ya uzalishaji iliyojengwa kuzunguka utambulisho wa chapa uliopo wa Avril Beetails. Fomu ya ombi la agizo imeunganishwa moja kwa moja na OpsCloud BMS kupitia webhook, hivyo kila ombi linakuwa Mradi unaofuatiliwa kiotomatiki na taarifa ya papo hapo ya WhatsApp kwa mmiliki.

Ili kuondoa hatari kuu ya biashara — asilimia 100 ya wateja walitoka kwa mapendekezo binafsi, na kurasa mbili za Meta zilizimwa kabisa mwezi huo huo — tulibuni mfumo wa ngazi nne wa kutafuta wateja unaotumia mifumo iliyokodishwa kama TikTok na Instagram kuelekeza trafiki kwenye miundombinu ambayo biashara inamiliki kweli: tovuti yake, orodha ya WhatsApp na hifadhidata ya wateja ya OpsCloud BMS.

Matokeo

Mradi ulikuwa utekelezaji wa awamu za wiki 12 ukianza kufanya kazi wiki ya 3: mapengo 15 ya uendeshaji yaligunduliwa katika maeneo 6 ya biashara, moduli 22 asilia za ERPNext zilisanidiwa bila DocType yoyote maalum, na vichocheo 10 vya otomatiki vilivyounganishwa na arifa za WhatsApp.

Ndani ya siku 90 za kwanza, Avril Beetails itaona data yake ya kwanza ya faida kwa kila tukio, maswali yake ya kwanza ya kidijitali kutoka kwenye njia ambayo haikuwepo hapo awali, na kampeni yake ya kwanza iliyopangwa ya kuwarudisha wateja wa zamani kupitia WhatsApp.

Picha kubwa: hii inaziba pengo kati ya bidhaa iliyokuwa bora tayari na uendeshaji ambao haukuweza bado kuhimili ukuaji wake. Kama mmiliki alivyosema: 'Najua kazi yangu ni nzuri. Ninachohitaji ni watu sahihi waione, na biashara iache kuendeshwa kichwani mwangu tu.'

Hadithi Zaidi za Mafanikio